Når du inviterer deltagere til en GAP Assessment, er det helt afgørende, at du ikke selv er afsenderen. Invitationen skal komme fra kunden. Det giver markant højere besvarelsesprocenter og skaber større legitimitet i organisationen.
På denne underside kan du downloade en e-mail guide, som indeholder en skabelon til kundens interne kommunikation samt links, der kan indsættes i invitationen. Skabelonen er nem at tilrette, så kunden kan formulere invitationen med deres eget narrativ og tone-of-voice.
Guiden består af to centrale trin, som tilsammen sikrer, at budskabet når ud på den mest effektive måde.
Trin 1 – Første kommunikation fra topledelsen
Det første skridt er, at invitationen sendes ud af en person i topledelsen eller en nøgleperson, som alle kender og lytter til. Når beskeden kommer herfra, bliver Assessmenten taget seriøst – og deltagere forstår, at dette er en prioriteret opgave.
Budskabet skal være tydeligt: Organisationen gennemfører en Assessment på et specifikt område, deltagelse er ikke frivillig, og der forventes fuld og seriøs deltagelse. Der fastsættes en deadline, som man helst ikke vil rykke, så alle opfordres til at svare hurtigst muligt.
Trin 2 – Opfølgning fra nærmeste leder
Dagen efter udsender de enkelte ledere en opfølgende besked til de medarbejdere, som skal deltage i Assessmenten. Her mindes medarbejderne om vigtigheden af opgaven, og der henvises til kommunikationen fra topledelsen.
Fokus er på at komme i gang med det samme – mens informationerne er friske. Deadline ligger typisk 10 dage fremme, og det understreges, at alle afdelinger bliver målt på deres samlede bidrag. Derfor er det vigtigt, at alle deltager og tager stilling.
Med denne enkle totrins-guide øges sandsynligheden for høj besvarelse markant. Det giver et stærkere datagrundlag, bedre indsigter og et langt mere værdifuldt resultat for både dig og kunden.
Download E-mail template